L’effet papillon en réunion

Meeting of young business people in a modern office - Start up company, workers brainstorming

Il y a quelques jours, nous étions invités à animer une réunion de direction. Nous ne pensions pas que ce groupe évoluerait si facilement… Et pourtant, en une heure : grande surprise !

L’équipe souffrait de réunions qui n’en finissaient pas, qui ne couvraient pas ce que l’on souhaitait et où l’on se coupait systématiquement la parole… bref, très frustrant. Nous n’allions pas tout changer d’un coup ! Simplement appliquer les principes que nous utilisons pour nos propres réunions : créer un cadre rassurant et respectueux des attentes de chacun.

Concrètement, démarrer et clôturer par 3 minutes de respiration les yeux fermés et 3 rôles tenus par des volontaires : leader / observateur / secrétaire. Le leader s’assure de définir un agenda avec le groupe et de respecter un timing pour chaque point. L’observateur prend du recul et note les points de tensions ou de progrès et fait un état des lieux à la fin. Le secrétaire note ce qui se dit et fait un résumé des actions et des décisions prises.

Bilan ? Une réunion terminée à l’heure pour la première fois de l’histoire de cette équipe, chaque point à l’agenda couvert, « une réunion tellement plus agréable » nous a dit la direction avec des larmes de soulagement. L’effet papillon avait opéré.

Mais qu’est-ce que l’effet papillon exactement ?

Le terme « effet papillon » vient du célèbre météorologue Edward Lorenz qui expliqua la formation des nuages en 1969 (la photo ci-dessus représente ce modèle tracé par ordinateur). Même si les équation qui régissent la météo sont parfaitement fixes, on ne peut jamais prédire quel temps il va faire : la pluie se met à tomber par surprise puis, tout d’un coup, le soleil réapparait ! Comme si la créativité s’exprimait au sein d’un cadre fixe…

Un autre exemple de liberté s’exprimant au sein d’un cadre fixe : la circulation en ville. En ville, chaque conducteur est libre d’emprunter le chemin qu’il veut quand il le souhaite. Le réseau de feux rouges ne dicte pas aux conducteurs les rues qu’ils doivent emprunter. Et pourtant ce n’est pas l’anarchie, même avec des milliers de voitures sur les routes. En effet, le réseau de feux rouges est conçu pour garantir sécurité, fluidité et liberté pour tous. Et ce, quel que soit le nombre de conducteurs ou les mouvements de chacun.

Ce sont ces mêmes principes qui définissent la réunion en mode Papillon. Créer un cadre rassurant et responsabilisant pour garantir la réussite de la réunion. On ne force pas la réussite, on crée un cadre dans lequel on est certain que la réussite pourra s’exprimer.

Et si vous testiez ce format chez vous ?

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